EasyForm PDF: La smaterializzazione dalla carta di Zirak Mobile

EasyForm PDF consente di caricare ed editare moduli PDF già in uso presso l’azienda.

Funzionale e Flessibile: il metodo più semplice per la compilazione di documenti tramite Tablet in sostituzione dei moduli cartacei.

 

 

Ambiti di utilizzo: molteplici sono gli ambiti di utilizzo, es:

  • compilazione di rapportini di lavoro,
  • stesura di report di lavorazione/manutenzione,
  • stipula di modulistica contrattuale,
  • compilazione modulistica in genere…

 

Grazie all’utilizzo di Tablet industriali è possibile fruire dell’applicazione anche in ambienti di produzione ed in condizioni particolarmente disagiate.

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Riduzione costi: lo strumento è stato studiato per agevolare il lavoro di raccolta dati utilizzando moduli già adottati e conosciuti in azienda e permettendo l'editazione anche da parte di personale non qualificato, inoltre la procedura consente di eliminare la duplicazione dei compiti con un forte risparmio di tempi e costi, basterà compilare il modulo digitale e i dati verranno in automatico riversati sul sistema gestionale.

Gestione delle informazioni: il programma prevede inoltre la possibilità di instaurare un WorkFlow management per fare in modo che il modulo sia visionato/validato da personale qualificato e/o responsabile prima di essere inviato al cliente o definitivamente archiviato.

 

 

 

Caratteristiche salienti:

1.    Modulistica

Il sistema consente di utilizzare i moduli già presenti e conosciuti in azienda senza dover introdurne di nuovi con tutte le problematiche che questo comporta in termini di apprendimento da parte degli operatori.
Inoltre sarà sempre possibile modificare, sostituire i moduli presenti in anagrafica o aggiungerne di nuovi

Compilazione:

i moduli sono basati su standard PDF e prevedono una serie di campi editabili.

  • Campi di testo: utili per l’imputazione di testi e/o stringhe alfa-numeriche, è possibile prevedere limitazioni sul numero di caratteri.
  • Campi numerici: per l’inserimento di stringhe numeriche, è possibile prevedere limitazioni sul numero di caratteri.
  • Campi Data/ora:  per l’imputazione di date e ore con compilazione guidata.
  • Bottoni di spunta: multipli (checkbox) o univoci (radio button).
  • Campi Firma: possibilità di inserire firme disegnate e precaricate a sistema, o effettuare/far effettuare la firma direttamente sul video del tablet a mano libera o con penna capacitiva.
  • Campi Timbro: possibilità di inserire un timbro aziendale che vada in sotto impressione alla firma
  • Scrittura a mano libera: questa particolare funzionalità permette di scrivere a mano libera con il dito o con apposita penna testi in spazi dedicati, o di inserire note ovunque sul modulo.

2.    Workflow Management

Il sistema può gestire diverse procedure di validazione dei moduli dalle più semplici con una singola tipologia di utente, alle più complesse con diverse tipologie di attori abilitati, da quelli che si occupano del caricamento dei moduli fino a chi gestisce l’approvazione, l’archiviazione e/o l’invio al cliente dei documenti compilati.
Le regole di passaggio da una fase all’altra possono essere personalizzate.

Una serie di strumenti di verifica permette di controllare il processo e via via di validare il caricamento della modulistica.

L’accesso all’applicazione è soggetto a procedura di login.
Un amministratore del sistema potrà caricare gli utenti abilitati ad accedere all’applicazione conferendo i relativi poteri e ambiti di intervento, es. l’accesso a determinati moduli sarà consentito solo ad alcuni utenti che a loro volta avranno compiti e responsabilità differenti.

3.    Le anagrafiche

L’applicazione dispone di una serie di anagrafiche sincronizzabili con il gestionale: anagrafica clienti, anagrafica manutentori,…

La sincronizzazione può avvenire in entrambe la direzioni, dal gestionale all’applicazione per i dati già in presenti archivio e dall’applicazione al gestionale per i nuovi dati caricati.

4.    Salvataggio ed Archiviazione

La modulistica può essere salvata:

  • in modalità draft-bozza anche con compilazione parziale, in modo da poterla richiamare modificandone i contenuti o terminando l’imputazione dati,
  • in modalità “approvazione” per l’invio a supervisori che debbano apporvi la propria firma prima dell’archiviazione.
  • in modalità non modificabile congelando in questo modo il modulo che non potrà più essere modificato.

5.    Invio e condivisione documenti

I moduli compilati e congelati possono essere inviti a differenti destinatari: clienti, supervisori esterni,…
Il metodo di condivisione può essere personalizzato, da una semplice e-mail al salvataggio su repository esterno via FTP.

6.    Estrapolazione dati in formato SQL/XLS

Tutti i dati inseriti compilando il modulo possono essere esportati in formato SQL o CSV (o in un formato record personalizzato), la procedura può essere automatizzata prevedendo il salvataggio dei dati in un Data Base a disposizione per future analisi.
L’esportazione può essere effettuata direttamente sui sistemi gestionali del cliente.

7.    Composizione Moduli

I moduli possono essere realizzati usando un semplice editor PDF in autonomia,
in alternativa potete fornirci i vostri moduli in qualunque formato (PDF, Word, Excel,…) e vi produrremo noi il FORM PDF.

Autore: Zirak Srl

Website: http://www.zirak.it/mobile_apps_smartphone_tablet/easyformpdf_smaterializzazione_carta/

Categoria: Produttività

Piattaforme: Android