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Il tablet in azienda (Articolo 1)

Il tablet in azienda (Articolo 1)

07 Novembre 2012 Redazione SoloTablet
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Uno strumento aziendale e per il business essenziale o un semplice dispositivo che introduce in azienda nuove problematiche da gestire e nuovi costi ? A quasi tre anni dall’introduzione del primo iPad la risposta sembra essere scontata. Ma scontati non sono i rischi e sempre necessaria è una riflessione attenta dell’uso a cui in ogni singola azienda il tablet è destinato.

Nel 2010 il tablet ( oops l’iPad ) ha sorpreso analisti e mercato con un successo di vendita ( 17 milioni di unità ) pervasivo che ha battuto ogni più rosea previsione. Il successo è continuato senza interruzione nel 2011 con l’affermarsi nelle aziende del fenomeno della consumerizzazione e del BYOD. Un fenomeno che ha favorito la penetrazione del tablet nelle aziende e che ha portato, per la prima volta ad un calo negli acquisti di PC tradizionali come desktop e Laptop. Il 2011 è stato l’anno delle sperimentazioni e dell’applicazione dei dispositivi tablet ai vari ambiti applicativi e operativi aziendali con l’obiettivo di verificarne portabilità, integrabilità, fruibilità da parte dell’utente ma soprattutto potenzialità in termini di produttività e maggiore efficienza organizzativa e di processo. Il 2012 ha confermato il trend di adozione del tablet in azienda ed ha visto maggiormente coinvolti CIO e responsabili IT nel definire piani concreti per un più adeguato utilizzo del tablet in azienda unitamente ad interventi mirati a trovare soluzioni al problema della sicurezza, della gestione (NDM) e del supporto all’utente.

Il punto di partenza in ogni organizzazione comincia con la valutazione del tablet come strumento di lavoro mobile per l’azienda. Le caratteristiche tecniche e funzionali del tablet offrono notevoli vantaggi e benefici. Il tablet è molto più ‘trasportabile’ di quanto non sia un laptop. E’ leggero, mobile e portabile, facile da usare in condizioni di lavoro diverse e in luoghi diversi, è uno strumento sempre connesso e predisposto per una collaborazione efficcace anche quando si è in viaggio. Tutti questi benefici non devono però far dimenticare alcuni limiti o problematiche dipendenti da carenze legate alla fase attuale di evoluzione della tecnologia.

I punti di forza

Il tablet riempie il gap esistente tra uno smartphone alla BalckBerry e un notebook o un laptop. Mentre lo smartphone è perfetto come micro-computer, esso è molto diverso dal tablet in termini hardware, di software e di cosa è possibile fare. Il tablet offre maggiori funzionalità, uno schermo di dimensioni più ampie e maggiormente adeguate alle attività lavorative professionali e aziendali, una interfaccia utente migliore, più funzionale e intuitiva. La batteria del tablet dura di più e le prestazioni del dispositivo sono superiori rispetto ad uno smartphone e ad un laptop. I tablet sono strumenti potenti per lo svolgimento di molte mansioni aziendali in mobilità, sono il dipositivo ideale per naviagare sul web, utilizzare i media sociali, controllare e gestire la posta elettronica, redigere documenti, pendere annotazioni, fare presentazioni anche attraverso il sussidio di video e audio e molto altro ancora. Un accesso alle risorse aziendali abilitato sia nella dimensione casa, che mobile e d’ufficio, il tablet diventa strumento potente di nuova e maggiore produttività rispetto ad altri dispostivi come smartphone ( display troppo piccoli ) e laptop ( meno Mobile, più ingombrante e meno efficiente).

Dal suo arrivo sul mercato il tablet è stato immediatamente utilizzato nelle organizzazioni come strumento di lavoro. A distanza di quasi tre anni il tablet si è arricchito di nuove potenzialità, applicazioni e strumenti utili ad un suo utilizzo efficiente e sicuro in azienda. Il tablet è ora integrabile con Microsoft Exchange Server, mette a disposizione moltissime applicazioni aziendali sia su piattaforma iOS che Android e facilita lo sviluppo di nuove applicazioni business customizzate ai bisogni di ogni singola realtà aziendale.

Punti di debolezza

Difficile obiettare oggi che il tablet non sia uno strumento enterprise-ready. Facile invece obiettare che il dispositivo non è ‘portabile’ come uno smartphone e non dispone ancora delle stesse funzionalità che può offrire un desktop o laptop. La maggior parte dei dipendenti sono già dotati di dispositivi mobili con cui rimanere collegati alla propria azienda e svolgere molte delle loro mansioni anche quando sono in viaggio o lontani dal loro ufficio. L’introduzione del tablet diventa un costo aggiuntivo.  La scelta del tablet deve essere attentamente valutata e misurata a fronte dei vantaggi e benefici acquisibili. L’iPad non è per nulla economico, soprattutto se si sceglie l’opzione 3G, così come non economici sono gli accessori in termini di tastiera, docking station, ecc. L’introduzione del tablet in azienda rieschia inoltre di far aumentare i costi dell’IT aziendale obbligando all’introduzione di nuovo personale con nuove competenze e in grado di fornire nuovi servizi all’utenza. Sicurezza e gestione del parco installato sono altri costi da considerare così come la diffusione di piattaforme eterogenee determinata dal fenomeno del BYOD. Il tutto in una situazione nella quale la consuetudine nell’uso e supporto di PC tradizionali ha portato ad una semplificazione di strutture e personale. Il tablet introduce nuove problematiche e obbliga a nuove culture IT aziendali e nuove competenze.

Impiegare tablet iPad al posto di PC può diventare un compito gravoso in termini di impegno, risorse necessarie e costi. Agli utenti l’IT è chiamata a garantire certificazioni certe sulla sicurezza, configurazioni adeguate e gestite, applicazioni, restrizioni e nuove policy e molto altro. Non esistono al momento modalità aziendali per l’acquisto a volume di applicazioni (licensing) e può risultare costoso sia lo sviluppo di nuove applicazioni, sia realizzazione di store applicativi privati aziendali.

Infine il tablet non garantisce per il momento strumenti adeguati dal punto di vista del livello di sicurezza di cui hanno bisogno molte realtà organizzative e aziendali. I passi in avanti compiuti dall’introduzione del primo tablet sono stati numerosi ma la sicurezza garantita da un laptop o PC è ancora maggiore rispetto a quella di un dispositivo 100% Mobile come il tablet.

Limitazioni e problematicità ancora presenti

Il tablet, iPad compreso, presenta ancora alcune limitazioni tecnologiche quali limitazioni nello storage e l’assenza di una tastiera integrata. Alcuni dispositivi ibridi forniscono una soluzione ad entrambe le limitazioni ma trasformano il tablet in qualcosa di diverso dal suo status originario legato all’assoluta trasportabilità, leggerezza e usabilità.

Su molti tablet manca la connessione USB e scarse, o non complete, sono le funzionalità di stampa,

Ci sono limitazioni nel’uso di software di produttività. Le funzionalità di versioni adattate all’iPad di keynotes, Numbers e Pages non sono ancora confrontabili con quelle della suite completa di Office. L’arrivo di Windows 8 propone una soluzione concrete alle aziende ma ha bisogno di una normale fase di sperimentazione e testing.

La gestione della posta sul tablet è carente, rispetto al PC, di alcune funzionalità come la possibilità di usare i flag per marcare le email da gestire con urgenza, di ordinare le email per dimensione, di gestire con efficienza caselle inbox con numerosi messaggi.

Elementi a favore dell'introduzione del tablet in azienda

  • Assenza di componenti e accessori esterni: A differenza del PC il tablet non ha accessori o componenti aggiuntivi sterni come hard disk. E' un dispositivo compatto e più durevole di molti dipsositivi oggi disponibili. Una semplicitàù e compattezza che aiuta a tenere bassi i costi di supporto e ad evitare inconvenienti. Una caratteristica che ha ricadute importanti soprattutto in aziende con migliaia di dipendenti.
  • Basso costo: Il costo dell'iPad può ritenersi elevato ma il costo complessivo di un tablet rispetto a quello di un PC tradizionali è inferiore.
  • Maggire facilità nel limitare funzionalità e utilizzo: Molte aziende introducono policy che mirano a limitare l'uso che del dispositivo aziendale fanno i dipendenti. Il tablet semplifica l'applicazione e la gestione di queste policy.
  • Inessenzialità di tastiera e mouse: Il tablet nella sua versione standard non dispone di una tastiera. La sua assenza ne limita l'uso per alcune attività che richiedono input costante e rilevante di dati ma ciò riguarda un numero limitato di dipendenti e di mansioni. L'interfaccia tattile risponde alle esihebze dei più ed è molto più efficiente e intuitiva.
  • Strumenti potenti per il consumo di informazione

Elementi che sconsigliano l'introduzione del tablet in azienda

  • Resistenza dell'organizzazione e dell'utente: le persone sono esseri abitudinari che non amano il cambiamento. La mancanza della tastiera e la necessità di cambiare il modo con cui si inetragisce con il dispositivo può diventare causa di resistenze da parte di molti utenti nell'organizzazione
  • Sicurezza fisica del dispositivo: La sicurezza fisica del tablet pone gli stessi problemi di quella di un PC laptop. La percezine generale è però che il tablet sia un oggetto più vulnerabili in termini di perdita e furto. Il tema delle sicurezza, delle policy da applicare e degli strumenti da acquistare per una gestione delle situazioni critiche diventa fondamentale
  • Costi di conversione del software proprietario e integrazione applicativa: il tablet è per il momento complementare al personal computer ma molte realtà lo stanno anche sperimentando per una sostituzione futura del PC tradizionale. Nell'uno e l'altro caso è necessario integrare il nuovo ambiente con le applicazioni esistenti o svilupparne di nuove. Tutto ciò ha un costo che può essere più o meno elevato a seconda della piattaforma scelta, Android o iOS, e dalla scelta o meno di ambienti eterogenei. L'arrivo di Windows 8 potrebbe facilitare il compito a costi più bassi ma obbligherebbe a rimanere legati ancora al marchio Micorosft e alle sue scelte tecnologiche.

Una situazione in evoluzione rapida verso una adozione del tablet diffusa

I punti di debolezza e le limitazioni attuali del tablet per un suo utilizzo efficiente a livello azinedale sono reali ma non impediranno una diffusione rapida dei nuovi dispositivi. Stiamo assistendo ad una evoluzione tecnologica rapida che sposa il tablet con il Cloud Computing e il Bifg Data e offre alle aziende nuove opportunità. I benefici e i vantaggi sono maggiori degli svantaggi e ciò spingerà inevitabilemente molte aziende a sostituire il parco PC installato con i tablet e i nuovi dispositivi ibridi che arriveranno.

Il corso dell'evoluzione non si può fermare, le aziende potrebbero rallentarlo ma a favorirlo e forse ad accelerarlo ci penseranno i dipendenti con la consumerizzaione dell'IT e le loro scelte BYOD.

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