Giovani e adulti che siano, i lavoratori della conoscenza che operano in azienda e nelle organizzazioni hanno tutti adottato la pratica del BYOD e si sono abituati ad usare i loro dispositivi personali anche per finalità lavorative. Alle strutture IT aziendali non rimane che definire policy e regolamenti adeguati a favorire un utilizzo controllato e intelligente dello strumento smartphone e tablet in modo da garantire efficienza e produttività.
Il senso della vita
Non tutte le policy aziendali si occupano della gestione dei dispositivi in uso e non tutti i dipartimenti IT sanno esattamente quale strategia BYOD adottare. La pervasività del fenomeno obbliga le aziende a ripensare il BYOD e la consumerizzazione dell’IT. Tradizionalmente la struttura IT si preoccupa di gestire il dispositivo in dotazione del dipendente mettendo in opera quanto serve per tracciarne gli spostamenti, lo stato di salute, la sicurezza, l’aggiornamento software, le applicazioni, gli antivirus installati, ecc. La diffusione dei dispositivi mobili ha aggiunto nuove tipologie di device da gestire, nuove problematiche e maggiore complessità. Quest’ultima molto legata all’uso che del loro dispositivo BYOD fanno i dipendenti e ai comportamenti non necessariamente conformi alle policy aziendali degli utenti.
Fallite le strategie miranti ad impedire la pratica del BYOD e ad un suo ferreo controllo, i dipartimenti IT hanno definito policy diverse ed introdotto in azienda nuovi strumenti di MDM (Mobile Device Management) e MAM (Mobile Application Management) in modo da poter meglio gestire tutti gli aspetti della mobilità del dipendenti, del suo dispositivo e delle applicazioni in esso installate. Questi strumenti hanno semplificato la vita dei responsabili IT ma non hanno risolto tutti i problemi. Chi pratica il BYOD sostituisce frequentemente il suo dispositivo personale rendendo complicato per ogni dipartimento IT controllare e gestire lo stato attuale delle risorse in uso e il loro aggiornamento, mettendo a rischio dati e applicazioni aziendali.
La difficoltà maggiore nasce dalla libertà con cui i dipendenti che praticano il BYOD si muovono e fanno le loro scelte. Per evitare il rischio che qualcuno centralmente cancelli i dati e le applicazioni dai loro dispositivi, sono numerosi i dipendenti che usano applicazioni diverse da quelle aziendali per gestire dati aziendali all’insaputa dell’IT.
La realtà che ne è derivata ad oggi è definibile come caotica e densa di rischi per aziende e organizzazioni ma soprattutto per chi dovrebbe farsi carico in azienda del controllo e della gestione degli asset e dei dati aziendali. La situazione in alcuni ambiti lavorativi è così fuori controllo da aver suggerito il ritorno a pratiche impositive e autoritarie che impediscono la pratica del BYOD. Ma ci sono anche approcci diversi e alternativi capaci di garantire la libera scelta del dipendete e la sua maggiore soddisfazione unitamente alla efficienza, alla sicurezza e alla produttività.
Chi ha imparato la lezione, sposato l’innovazione indotta dalle tecnologie mobili, compreso i vantaggi e i benefici derivanti da nuove pratiche utente legate ad attività lavorative più intelligenti (smarter working), ha capito anche che la mobilità aziendale obbliga a cambiare prospettiva e visione. Invece di guardare al tutto da una posizione interna all’azienda e al dipartimento IT conta mettersi nei panni dei dipendenti e analizzare cosa sta succedendo nelle loro menti ma soprattutto ai loro comportamenti. Una visione di questo tipo permette di conoscere i loro gusti e le loro preferenze, di individuare quali applicazioni vogliano usare e quali metodi di accesso ai dati preferiscono. In possesso di queste informazioni il vero problema non è più gestire i dispositivi BYOD ma garantire livelli di accesso ai dati diversi, adeguate autorizzazioni e mettere in atto quanto serve in termini di protezione e sicurezza, oltre che di controllo sulla conformità alle policy aziendali. Così facendo ci si può concentrare sugli asset importanti da proteggere senza scontentare i dipendenti e garantendosi al contrario la loro maggiore produttività.