Forrester Research ha tenuto recentemente un convegno sulla Collaborazione Mobile ( Content & Collaboration and Business Process Forums ) da cui sono emerse alcune considerazioni utili per una riflessione.
Il senso della vita
Dal punto di vista dell'utente una Collaborazione Mobile è opportuna e necessaria così come lo è in ufficio. Dal punto di vista dell'IT però uno strumento collaborativo che migliora produttività ed efficienza obbliga a ripensare strategie, procedure e organizzazione in modo che l'infrastruttura IT aziendale non ne risenta nell'erogazione dei servizi e del supporto necessario per garantire agli utenti mobili la piena operatività.
Collaborare in mobilità significa principalmente l'abilità di lavorare insieme ad altri ovunque ci si trovi e in qualsiasi momento della giornata. La collaborazione è oggi guidata da nuovi strumenti e tendenze ma soprattutto dal fatto che gli utenti sono per loro natura sociali e collaborativi. Dopo aver sperimentato l'uso dei nuovi strumenti collaborativi e dei social networks per motivi personali si attendono di poter disporre di strumenti e funzionalità simili anche sul posto di lavoro.
L'aumentato numero di diepndenti che chiedono di poter utilizzare i loro dispositivi mobili personali a scopo collaborativo pongono una pressione considerevole sulla struttura IT aziendale soprattutto per l'utilizzo di alcune applicazioni quali:
- Email e agende
- Strumenti di collaborazione per elaborare in gruppo documenti e file di lavoro
- Web conferencing (strumenti come WebEx e GoToMeeting)
- Activity streams: Applicazioni che permettono di ricevere aggiornamenti costanti sulle attività dei colleghi/amici (Twitter )
- Presenza e chat: applicazioni ancora poco diffuse ma sempre più richieste ( presence technology )
- Collaborazione Sociale (blogs, wikis, comunità e social networks)
- Strumenti per trovare persone e competenze nella propria rete di conoscenze persoanli e/o aziendali
- Videoconferenza
Secondo Forrester Research tutte queste applicazioni pongono alcune sfide alle strutture IT aziendali. In primo luogo la connettività e la velocità delle connessioni e della rete. Gli utenti sono abituati ad accessi istantanei sui loro dispositivi personali e si aspettano le stesse prestazioni su quelli di lavoro. L'architettura client/server tradizionale può diventare un collo di bottiglia per il modo diverso con cui i dati sono distribuiti tra client e server. Esiste poi la necessità di distribuire applicazioni e dati su dispositivi tra loro eterogenei con sistemi operativi diversi. Si pone il problema di costruire nuovi modelli applicativi con architetture internet che prevedano lo sviluppo di applicazioni native su dispositivi mobili collegati a servizi erogati in cloud. Lo stesso problema tocca anche i vendor, soprattutto quelli più piccoli che non necessariamente dispongono delle risorse per ingegnerizzare l'intero processo di distribuzione delle applicazioni e dei servizi. Le difficoltà e/o ritardi dei vendor ricadono sui responsbili IT aziendali e impediscono loro di compiere scelte rapide e utili a soddisfare i bisogni degli utenti garantendo coerenza alle policy e sicurezza dell'infrastruttura IT esistente. Ne consegue che gli utenti invece di attendere, scaricano applicazioni come Skype e Dropbox per fare il loro lavoro.
Le scelte degli utenti pongono all'IT grosse responsabilità e obbligano a definire rapidamente una strategia Mobile per l'azienda e ad affrontare da subito la sfida delle performance della rete e della connettività, dei permessi e della sicurezza degli accessi e della sicurezza in generale. Con l'avvento dei tablet di nuova generazione e il proliferare di applicazioni sugli store, le aziende non possono più permettersi di essere semplicemente reattive ma attivarsi per individuare gli ambiti lavorativi nei quali la collaborazione resa possibile dai dipositivi mobili possa generare benefici e vantaggi reali. Individuati gli ambiti è compito dell'IT farsi carico delle problematiche in termini di sicurezza, performance, gestione e supporto.