Il contesto
Unitamente al bisogno di nuovi investimenti cresce la necessità di dare risposte concrete a diverse tipologie di utenze: i dipendenti vogliono poter sfruttare sul luogo di lavoro i loro dispositivi personali, le unità di business chiedono strumenti maggiormente performanti e i dipartimenti IT sono alla ricerca di maggiore sicurezza e di strumenti gestionali che facilino gestione, assistenza e manutenzione.
Bilanciare i bisogni dell'utente finale e quelli dei dipartimenti IT diventa la vera sfida che molte organizzazioni, soprattutto medie e grandi, dovranno affrontare. Una sfida che deve fare i conti con l'evoluzoone delle nuove tecnologie che hanno reso il mondo globalizzato e interconnesso e trasformato le realtà dei sistemi informativi aziendali in veri e propri ecosistemi nei quali tutto è interconnesso e interagente. Ecosistemi che richiedono una visione olistica e complessiva e strumenti in grado di sostenerlae realizzarla.
Pervasività dei dispositivi mobili
I dispositivi mobili sono diventati in pochi anni potenti strumenti di personal computing, affiancando e in alcuni casi sostituendo personal computer e tablet nelle attività in mobilità di molti manager e dipendenti d'azienda. Oggi dispositivi mobili come laptop, smartphone e tablet dispongono di processori così potenti da rendere obsoleti o sostituibili i desktop e da permettere a chi li usa di operare 24 ore al giorno, anche in mobilità. Ad avere reso possibile l'evoluzione tecnologica attuale ha contribuito l'evoluzione dei processori ma anche delle memorie, dei display, della connettività e delle batterie.
L'aumento dei dispositivi mobili e della mobilità aziendale ha fatto aumentare i rischi per la sicurezza dei dispositivi (secondo Forrester quasi il 35% delle piccole e medie aziende ha subito qualche tipo di frode, cberattacco) e dei loro contenuti in termini di liste di contatti, email, codice e parametri di configurazione e di accesso, applicazioni produttive e i loro dati e informazioni transazionali.
L'uso dei nuovi dispositivi mobili ha fatto emergere nuovi comportamenti, nuove abitudini e bisogni così come dipendenze e urgenze che richiedono di essere rapidamente soddisfatte. Uno di bisogni impellenti è un livello maggiore di flessibilità, la possibilità di accedere sempre e dovunque al dispositivo in uso ma soprattutto di accedere attraverso dispositivi mobili, anche personali, diversi ai dati e alle informazioni che servono per portare a termine un'attività o un lavoro. La flessibilità è diventata un asset aziendale perchè migliora le prestazioni lavorative e la capacità da parte dell'azienda di fornire risposte rapide ai bisogni dei clienti e per competere sul mercato. In termini IT la flssibilità ha significato adottare strategie di BYOD e BYOA, unitamente a soluzioni di cloud computing e virtualizzazione con l'obiettivo di favorire la collaborazione e il lavoro di gruppo.
Un altro asset delle organizzazioni mobili e dei loro ecosistemi tecnologici è la connettività. Una risorsa indespensabile, sul lavoro, a casa a in mobilità, il requisito essenziale per permettere non solo l'accesso ai dati e alle applicazioni ma soprattutto per lavorare in gruppo e con prestazioni elevate anche a distanza. I bisogni di connettività obbligano i dipartimenti IT a soddisfare richieste urgenti e cresccenti di risorse e prestazioni per l'utilizzo di grandi quantità di dati e spesso in modalità wireless. Per soddisfare questi bisogni molte aziende sono obbligate a investire in nuove piattaforme e soluzioni di networking, a innovare introducendo in azienda le innovazioni più recenti, in termini di infrastrutture, dispositivi e soluzioni.
La forza lavoro delle aziende è sempre più mobile e ha bisogno di ecosistemi di mobilità aziendale efficienti, performanti e solidi, capaci di garantire flessibilità e produtività, connettività e uso intelligente dei dispositivi impiegati. Tutte le risorse coinvolte definiscono un ecosistema tecnologico che ha bisogno di essere accuratamente monitorato, manutenuto, assistito e gestito. Per farlo servono strumenti adeguati a identificare rischi e problemi emergenti, a comprenderli e intervenire rapidamente.
La pratica del BYOD
L'adozione delle tecnologie per la mobilità in azienda non racconta solamente una evoluzione tecnologica ma è la testimonianza di una vera e propria rivoluzione, una trasformazione resa possibile dalla diffusione e pervasività dei dispositivi tecnologici (quasi due miliardi entro il 2020) e delle loro APP. Una diffusione che regala alle aziende grandi opportunità per le loro strategie di mobilità aziendale.
Uno dei fenomeni che più di altri hanno caratterizzato questa rivoluzione è il BYOD, un fenomeno che si è radicato, spinto dagli utenti che esigono la massima flessibilità nell'usare i loro dispositivi personali o aziendali per svolgere le loro attività professionali e lavorative.
Applicare il BYOD in azienda offre numerose opportunità ma pone anche nuove sfide quali la protezione dei dati e degli asset aziendali da usi impropri e attacchi esterni all'azienda. Le aziende devono definire la loro tolleranza al rischio verificando con cura se e quanto il BYOD possa compromettere sicurezza e produttivitò. Comprendere il livello di tolleranza significa definire policy opportune, identificare le aree di rischio maggiore in modo da approntare adeguate misure difensive e protettive ma anche saper valutare il livello di flessibilità e tipo di dispositivi permessi.
L'attività deve coinvolgere tutte le entità aziendali, direzione delle risorse umane, ufficio legale, direzione finanziaria e dipartimenti IT. La collaborazione deve facilitare la definiziaone di policy adeguate e condivise ma anche quella delle aspettative e dei bisogni da soddisfare.
Nel definire un programma BYOD per l'azienda è importante identificare quali dispositivi sono in uso e quali acquistare in futuro, i fattori che potrebbero favorire l'adozione di pratiche BYOD e quelli che potrebbero scoraggiarle, le applicazioni mission critical e il tipo di supporto garantire, l'impatto del BYOD sulla produttività e la qualità della vita dei dipendenti. Queste informazioni saranno utili al dipartimento IT per allocare adeguate risorse, competenze e servizi e definire i processi e le procedure necessarie. L'azione IT deve prevedere l'aggiornamento e adeguamento al BYOD della inftrastruttura mobile, molto diversa da quella costruita intorno al desktop, deve definire nuovi ruoli tecnici e trovare gli skill necessari in termini di conoscenze delle piattaforme e degli ecosistemi Mobile in trmini di hardware, software, sicurezza, connettività e sviluppo di applicazioni e infine implementare servizi adeguati a sostener attività in mobilità con strumenti utili a ridurre i costi, garantire l'operatività e la soddisfazione dell'utente finale.
Negozi smartphone sempre meno affollati
Per garantire il successo di una strategia BYOD in azienda serve trovare il corretto bilanciamento tra sicurezza, compliance aziendale, aspetti etici e legali, costi ("TCO calculator"), esperienze utente e produttività. Perchè possa funzionare bisogna ottemperare ad alcuni requisiti come l'abbattimento dei livelli di rischio, alti per il numero di dispositivi diversi utilizzati, definendo nuovi modelli di intervento per garantire sicurezza, privacy e il rispetto delle policy BYOD aziendali.
Altro requisito essenziale per il successo del BYOD in azienda è la capacità di garantire una qualità elevata dell'esperienza utente nel rispetto della sostenibilità dei costi e delle risorse disponibili (White Paper "Uncovering the True Costs of Enterprise Mobility"). Serve definire policy di sicurezza diversificate per tipologia di piattaforme e modalità di accesso ai dati (web, applicazioni, ecc.), per situazioni di crisi diverse come la perdita o il furto di un dispositivo e il furto di dati sensibili.
Il dipartimento IT deve saper proporre un elenco di dispositivi disponibili in grado di soddisfare le aspettative degli utenti ma anche di garantire l'aggiornamento tecnologico e di piattaforma continuo nel tempo. La direzione finanziaria deve definire modelli adeguati per l'inserimento dei dispositivi in azienda e l'assunzione di responsabilità in caso di loro perdita o danneggiamento ma anche per sottoscrivere contratti vantaggiosi con i fornitori di servizi telefonici.
Fondamentale è la capacità di mantenere elevata la fiducia degli utenti finali ottimizzando la loro esperienza utente e con una comunicazione chiara ed efficace sui temi più controversi come quello della privacy.
Il dipartimento IT deve farsi carico di identificare le attività necessarie per monitorare i dispositivi e fare un inventario delle loro applicazioni in modo da impedire che APP non aziendali mettano a rischio i dati dell'azienda. Deve chiarire uali saranno le azioni intraprese per gestire circostanze e situazioni di rischio definendo in modo granulare quali controlli e restrizioni verranno applicati. Infine deve predisporre i servizi di helpdesk necessari a fornire pieno supporto all'utente, adeguati canali di comunicazione attraverso i quali costruire e coltivare buone relazioni con gli utenti finali e quali applicazioni debbano essere installate e supportate sui suoi dispositivi. La sfida sarà riuscire a soddisfare i bisogni dell'utente senza essere percepito come un grande fratello aziendale.
Alcune considerazioni finali
Il mercato globale del BYOD e della mobilità aziendale continua a crescere obbligando tutte le aziende, anche quelle meno innovative, a fare i conti con nuove pratiche, dettate dalle nuove tecnologie, senza le quali è impossibile implementare quei cambiamenti e quelle innovazioni necessarie per competere e avere successo sul mercato. Affrontare il BYOD non pone soltanto problematiche di sicurezza ma anche di persone, processi e strumenti necessari a fare della mobilità la priorità massima della strategia aziendale.
Per realizzare programmi BYOD di successo sono necessari investimenti adeguati ma soprattutto una cura costante nel tempo in grado di alimentare il successo del programma in termini di risorse e competenze, di servizi e processi, di policy e procedure interne capaci di adattarsi alle nuove esigenze di business, strategiche e dell'organizzazione. L'investimento deve essere fatto e alimentato nella convinzione che il BYOD è qui per rimanere, una pratica diffusa da osservare con cura, favorire e sostenere.