Molti studi pubblicati finora sui vantaggi e i benefici della mobilità aziendale sembrano indicare che l'introduzione massiva di nuovi dispositivi mobili in azienda come i tablet stanno generando elevati livelli di coinvolgimento e sostegno dei dipendenti che si traduce in maggiore produttività ed afficienza. Questi benefici sono stati evidenziati anche recentemente da una indagine di eMarketer che ha rilevato come molte aziende siano sempre più disponibili ad aumentare i loro investimenti in soluzioni Mobile e relativi servizi allo scopo di trarre vantaggi immediati e duraturi dalle nuove tecnologie.
Quanto rilevato da queste idnagini di mercato e la vasta letteratura che si genera dalla loro lettura non convince però tutti ed anzi sta emergendo una opinione forte che coagula opinioni di persone conservatrici e restie al cambiamento ma anche quelle di analisti che non si lasciano incantare dai trend e dalle mode del momento e cercano di andare in profondità nella compresnione dei fenomeni. L'idea di fondo a sostegno di queste opinioni è la visione del tablet come gadget, giocattolo e strumento per accedere al web. Il tablet sarebbe cioè una semplice distrazione che invoglierebbe il dipendente a giocare, navigare la rete, frequentare i social network e lo distrarrebbe dalle sue mansioni e attività produttive quotidiane.
Sicurezza digitale: segreti e bugie
Le due opinioni a confronto non necessariamente descrivono un mondo in bianco e nero. La realtà è sicuramente composta da molte sfumature di grigio nelle quali benefici e vantaggi sono anche determinati dal modo con cui le nuove tecnologie sono state introdotte in azienda, utilizzate e gestite. A distanza di tre anni dall'arrivo dell'iPad e dalla sua rapida adozione in azienda e dopo molte sperimentazioni è utile interrogarsi se e quanto la mobilità aziendale che passa attraverso i nuovi dispositivi generi maggiore produttività e sia funzionale alle strategia di crecita delle aziende.
Perception is reality but business is business
La prima considerazione che una azienda dovrebbe fare prima di decidere se e come sviluppare una strategia di mobilità aziendale attraverso l'introduzione di tablet nell'organizzazione è quanto siano veritieri e appropriati i dati di molte indagini pubblicate. Ciò che queste indagini spesso misurano non è tanto cosa pensino gli intervistati sull'impatto delle nuove tecnologie sulla produttività aziendale ma la percezione che essi hanno.
La percezione non descrive una realtà ma esprime uno stato della mente di una persona che nel caso di un impiegato dotato di un tablet vive una condizione di benessere derivante dalle funzionalità e dalle opportunità offerte dal dispositivo: connettività sempre e ovunque, collaborazione e vita sociale online, accesso e frequentazione della rete, intrattenimento e gioco attraverso sempre nuove applicazioni. Il benessere dal possesso dei nuovi dispositivi deriva anche dal poter distribuire nel tempo giornaliero le attività lavorative e nel poter evolgere sia attività personali che aziendali. Ma il benessere del dipendente, pur essndo una condizione importante per una maggiore produttività, non è garanzia sufficiente al raggiungimento degli obiettivi che in termini di produttività ed efficienza l'azienda si attende.
La realtà è complicata anche dal fatto che misurare la produttività o l'efficienza è impresa ardua così come è arduo valutare correttamente qualsiasi elemento intangibile che rappresenta gli asset di una azienda. Avere la sensazione netta che il tablet aumenti la produttività personale e organizzativa non significa determinarne una misurazione ma affidarsi ancora una volta alla percezione soggettiva delle persone coinvolte. Se da un lato è ormai abitudine consolidata utilizzare il proprio dispositivo mobile per rispondere ad email di lavoro anche 'after hours' e fuori dall'ufficio, è altresì vero che sta diventando una pratica diffusa anche il rinvio di attività di lavoro per soddisfare prima e con urgenza esigenze personali. Pratiche che vengono spesso esercitate in orario di ufficio con la scusa di poter poi riprendere le normali attività di lavoro nelle ore serali e lontano dal proprio ufficio o posto di lavoro.
Criteri di misurazione per una produttività Mobile effettiva
I tempi sono quelli di una recessione economica in atto e i budget sono limitati al massimo. La percentuale dei budget IT e aziendali usata per soluzioni di molità aziendale sono in costante aumentto Per evitare costi inutili e investimenti inefficaci le aziende che hanno deciso di implmentare una strategia di mobilità sono chiamate a muoversi con attenzione e pragmatismo. Il pragamatismo può portare a sperimentazioni che servano a capire meglio tecnologie, dispositivi e applicazioni disponibili, a verificarne l'impatto sulla operatività aziendale e a valutarne l'impatto in termini di produttività. La valutazione di quest'ultima deve passare attraverso l'identificazione di un business case che contenga criteri e parametri atti ad una misurazione attenta dell'impatto delle nuove tecnologie sul business e in grado di giustificare investimenti e allocazione di risorse.
Per arrivare alla definizione dei criteri di misurazione utili al porcesso decsionale finalizzato all'introduzione di dispoitivi mobili in azienda, è necessario procedere attraverso:
- l'identificazione dei processi di business che prevedono attività in remoto e la valutazione dell'impatto delle nuove tecnologie sulle attività svolte in mobilità, sia in termini di produttività individuale che di migliore efficienza del processo. Gli stessi processi sono oggi implementati attraverso l'uso di piattaforme PC le cui performance a funzionalità vanno analizzate e comparate con quelle dei nuovi dispositivi mobili. La valutazione non deve tenere conto dei semplici dispositivi ma anche di quanto il dipartimento IT deve mettere in campo in ordine di supportarli con risorse, strumenti (MDM) competenze e servizi.
- l'identificazione di attività per le quali l'uso di un dispositivo mobile è più conveniente ed efficace dell'uso di un personal computer
- la mappatura dei flussi di lavoro di ognuno dei processi identificati come implementabili in mobilità
- l'assegnazione di un valore ad ogni vantaggio o beneficio generato in modo da poter poi misurarare e dare un valore quantitativo ai risultati ottenuti dalla mobilità aziendale
- la comparazione dei valori ottenuti dalla misurazione con i costi egati sia all'acquisto delle nuove tecnologie ma anche alla loro gestione e manutenzione
Sembrano tutti comportamenti legati al buon senso e alla buone pratiche ma il buon senso è spesso vittima delle mode del momento e le buone pratiche non sono sempre applicabili a tecnologie che introducono innovazione ma anche nuovi modi di pensare e nuovi comportamenti.