A prova di sales meeting

Consideriamo il caso di un'azienda operante nel settore abbigliamento e calzature, ma che non realizza vendita diretta sul mercato, bensì si affida ad una rete di filiali presenti in ogni continente.

Questa azienda realizza prodotti stagionali progettando 4 collezioni all'anno e 2 collezioni speciali, di dimensioni più ridotte e tipicamente legati a sport specifici (calcio, sci, tennis).

Una collezione è un insieme di prodotti, il cui numero può essere compreso tra poche decine di item fino ad un massimo di ottocento articoli. Per ciascun articolo vanno poi considerate le varianti colore selezionate da ogni filiale-acquirente: un numero non banale di informazioni da gestire (parliamo di circa 150.000 item per stagione)... e commettere un errore nel trattamento dei dati non è cosa difficile...

Al sales meeting i venditori selezionano i prodotti che costituiranno il loro campionario di vendita.

Ai sales meeting partecipano varie persone: salesmen della casa madre e delle filiali, category manager e business unit manager (che per il marketing realizzano un coordinamento tra sviluppo prodotto ed esigenze di mercato), responsabili degli acquisti e controller...

Alcuni di loro devono poter accedere ai dati ed elaborarli:

• esaminare i prodotti, i disegni e le schede tecniche
• registrare le proprie richieste di modifica
• segnalare la necessità di nuovi prodotti che soddisfino esigenze locali (mai pienamente soddisfatte da una collezione 'corporate')

Per ciascun prodotto campione deve quindi essere possibile:

• esaminare il modello 3D e verificare le caratteristiche del prodotto campione (materiali e accessori),
• segnalare delle modifiche e/o delle integrazioni di collezione (colori, dettagli),
• selezionare il numero di prodotti campione che la filiale intende ordinare per realizzare il proprio campionario: ritardi o errori nella consegna del campionario si trasformano in mancate vendite della collezione.

Queste informazioni devono essere raccolte da repository differenti:

1. il sistema PDM (Product data Management) per le anagrafiche di prodotto, i disegni e le schede tecniche;
2. il sistema SFA (Sales Force Automation) per la gestione dei listini, la raccolta degli ordini e la definizione delle date di richiesta consegna;
3. il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per la selezione delle distinte base e per gli acquisti di materiale.

Le informazioni vengono quindi desunte da archivi diversi e non allineati; vengono poi registrate in un archivio temporaneo, in modo che si possano effettuare correzioni e aggiornamenti agli ordini registrati durante il sales meeting.

Solo dopo esser stati convalidati manualmente, i dati di questo archivio temporaneo vengono trasmesse ad un interfaccia col sistema ERP che elaborerà il piano di produzione dei campionari. I tempi di produzione di un campionario vanno da due a tre mesi ed hanno un impatto che può raggiungere il 10%-15% dei costi di progettazione in un anno.

In un processo tanto frammentato è inevitabile che si registrino disallineamenti tra differenti data base aziendali, che vi sia una scarsa tracciabilità dell'avanzamento ordini di campionario e che questo abbia pesanti ripercussioni sui costi e sui tempi di produzione e vendita, senza considerare finomeni di mancato pagamento in caso di consegne in ritardo...

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MIT Sloan Management Review Italia

Un sales meeting ancora oggi è spesso un via vai di portatili, di connessioni che non funzionano, di pc non perfettamente compatibili con i sistemi della casa madre. I tecnici ITC realizzano assistenza ai salesmen, aggiornano e riaggiornano data base, preparano CD o USB keys con gli ordinativi selezionati dai vari venditori... qualcuno dimentica il PC, qualcuno i CDs... qualche articolo è stato memorizzato con attributi errati... come mettere ordine in questi eventi?

L'evoluzione dei web application framework, la nascita e la diffusione di XML (Extensible Markup Language), sono e saranno i principali fautori dell'ottimizzazione di questo processo. Attraverso un meta-linguaggio che consente di 'riconoscere' e tradurre ogni altro linguaggio, si è semplificato notevolmente l'interfacciamento tra piattaforme ed applicazioni differenti.

L'aspetto più interessante dal punto di vista organizzativo è che l'introduzione di sistemi object oriented pone le informazioni sui dati e sui processi allo stesso livello, li trasforma tutti in oggetti.

In tal modo permette un'organizzazione un aggiornamento dei dati controllato alla fonte e tracciato dal sistema (attraverso un mark-up, appunto, che aiuta ad identificarli univocamente).

Il passaggio ad una logica 'per oggetti' spinge anche le applicazioni ad essere oggetti e a trasferire informazioni su di sè... ce lo hanno insegnato tempo fa i Social Network: le informazioni sono credibili perchè autenticate ed aggiornate da chi le genera... a noi non resta che usarle quando ci servono e controllarne l'aggiornamento se e quando vogliamo.

L'innovazione è già evidente se pensiamo alle periferche tablet e smartphone: il personale di vendita e di marketing, gli agenti hanno già scoperto e stanno valorizzando l'uso di tali tecnologie attraverso l'uso di APP per la presentazione dei prodotti, per l'inserimento di ordini.

Durante il Gartner Symposium tenutosi in Australia nei giorni scorsi, è stata presentata una proiezione dei 10 ambiti di business in cui si svilupperanno nei prossimi anni le applicazioni per tablet:

• Sistemi di automazione delle vendite, presentazione prodotti e sistemi di ordinazione
• Business intelligence: applicazioni analitiche e cruscotti aziendali
• e-amil container, per la separazione dalle mail personali da quelle professionali
  
• Applicazioni di collaborazione (meeting collaboration)
• Utilità di file per la condivisione e distribuzione dei documenti
• Applicazioni CRM, ERP, SCM e messaggistica
• Sistemi di supporto per medici, infermieri e fisioterapisti
• Agenti desktop virtuali per garantire la sicurezza delle operazioni in remoto
• Applicazioni di social networking
• Sicurezza e certificazione documenti (brevetti, prodotti, ecc.)

Come si può notare, buona parte delle applicazioni indicate da Gartner ha impatto sui sales meeting.

I benefici indotti dall'introduzione di questi sistemi in aziende come quella appena descritta sono facilmente quantificabili anche da altre aziente operanti in settori affini e riguardano principalmente:

• riduzione dei campioni, grazie al supporto di simulatori 3D per la presentazione di varianti e special make up.
• riduzione dei tempi di produzione, grazie a data base (cloud) che danno accesso immediato ai sourcing come alle filiali dei dati di campionario.
• eliminazione del rischio di stock-out, grazie alla vsibilità diretta su ordini di vendita e consumi per la gestione puntuale degli approvvigionamenti.

Appare quindi fisiologico che in questo processo strumenti tecnologici come tablet e smartphone stanno aiutando le aziende e i CIO in particolare a ripensare i processi e i sistemi di supporto alle vendite.

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