Per chi si occupa di sistemi informativi per un'azienda, per un ente pubblico, per una piccola come per una grande azienda, le risposte sono molte e richiedono una classificazione.
La prima distinzione che possiamo fare è legata alla motivazione che induce il cambiamento di un sistema informativo: l'esigenza può essere interna o esterna al sistema.
E' esterna in tutti quei casi per cui è necessario adeguare i propri programmi e i propri dati a nuove leggi, a nuove disposizioni nazionali o internazionali in materia di gestione e trattamento dei dati. Il passato ci ha regalato molti eventi di questa natura: la conversione all'euro, l'adeguamento alle normative europee in materia di bilancio, il passaggio al nuovo millennio... Questo tipo di adeguamenti è inevitabile e riguarda contemporaneamente un vasto numero di organizzazioni e persone, nessuno escluso. Questo è il tipo di cambiamenti più facile da accettare, perché è ineluttabile. Per ciascuno di noi è chiaro come sia inutile, dannoso se non addirittura illegale opporsi... questo 'male comune' fornisce anche un fantastico alibi in caso di insuccesso.
E' interna quando i cambiamenti nascono da esigenze di innovazione e trasformazione di un'organizzazione rispetto ai suoi competitor, rispetto a modelli di riferimento (best practice) o a obiettivi di risultato:
- definire e gestire un nuovo assetto societario (acquisizioni, fusioni, scorpori, ecc.),
- standardizzare il trattamento delle informazioni, abbandonando sviluppi custom a vantaggio di ERP standard,
- informatizzare nuovi processi (o perchè precedentemente fuori ambito o perchè totalmente ridisegnati dall'organizzazione),
- velocizzare, ridurre i costi, aumentare il grado di protezione e sicurezza dei sistemi già disponibili.
In tal caso l'organizzazione si trova da sola ad affrontare nuove attività in aggiunta a quelle che quotidianamente svolge nel proprio settore di riferimento... il proprio modello si distingue da quello di altri. Questa seconda tipologia di cambiamenti nei sistemi informativi è quella che ci interessa di più.
Se definiamo il Sistema Informativo di un'Azienda o di un Ente Pubblico come una Rappresentazione dinamica nel tempo della sua storia (dati), dei suo comportamento (applicazioni) e delle sue aspirazioni (simulazioni), è naturale attendersi che quando questa rappresentazione non è più considerata adeguata o affidabile, va cambiata.
Se spesso si parla di "patrimonio di conoscenze" è perché ci è chiaro che rappresenta una ricchezza: la nostra memoria collettiva, la nostra capacità di elaborazione e di decisione come comunità, pubblica o privata, grande o piccola.
Continuano ad essere pochi coloro che incidono sul cambiamento di un sistema informativo, mentre andrebbero coinvolte tutte le persone che gravitano intono ad un'organizzazione alimentando e facendo evolvere il patrimonio informativo.
Ma questo è possibile? A che costi?
Solitamente, la decisione di cambiare un sistema informativo è frutto di un processo di decisione che potremmo formalizzare nei seguenti passaggi, analoghi per altro ai processi di acquisto/utilizzo che applichiamo quotidianamente:
- identifico ciò di cui ho bisogno,
- esamino ciò che il mercato mi offre (costi/benefici - rischi/vantaggi),
- seleziono la soluzione che risponde alle mie esigenze,
queste tre fasi sono solitamente svolte da poche, pochissime persone e il coinvolgimento del resto dell'organizzazione non è considerato una priorità. Inoltre i criteri che portano a prendere delle decisioni sono scarsamente condivisi.
Stiamo cioè affermando che beni collettivi vengono selezionati e amministrati da pochi: non c'è nulla di strano, non c'è nulla di innaturale... come non c'è nulla di innaturale nel rigetto da parte dell'organizzazione di un elemento alla cui nascita non si è partecipato.
Operata la scelta, prendono il via le fasi successive, quelle in cui:
4. personalizzo, adatto la soluzione alle mie esigenze,
5. provo e imparo ad usarla,
6. la sostituisco a quella precedente.
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In questa serie di attività aumenta considerevolmente il numero delle persone coinvolte: l'area IT, gli utenti chiave, i fornitori di tecnologia, gli esperti di organizzazione e formazione, ecc. mentre scompaiono quasi del tutto coloro che hanno svolto una parte attiva nelle prime fasi... insomma: chi sceglie non usa, chi usa non decide.
Non è difficile accettare che anche in questo caso è il tema del coinvolgimento e dells partecipazione collettiva a non essere considerato una priorità per nessuno. E' un processo faticoso e costoso... ma sono convinta che sia un processo faticoso e costoso perché non lo sappiamo fare.
Sostituire o modificare un sistema informativo richiede investimenti e spese che sempre meno aziende, e organizzazioni voglio affrontare, soprattutto in un momento come questo: ci hanno però anche insegnato che i momenti di crisi sono quelli in cui si possono affrontare i cambiamenti più profondi e in modi radicalmente diversi...
è possibile cambiare un sistema informativo senza sostituirlo?
è possibile a dei costi sostenibili?
Noi di Solotablet pensiamo di sì e nelle prossime settimane vi guideremo in un viaggio dedicato all'evoluzione naturale sistemi informativi e delle architetture tecnologiche.
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