Ogni azione che produca un risultato può essere assimilata ad un progetto: dal lancio di un nuovo prodotto, alla redazione di un documento; dallo sviluppo di un'applicazione software alla realizzazione di una torta.
Progettare significa gettare avanti: dare oggi un'idea di ciò che domani sarà un oggetto. Gestire un progetto significa garantire che l'idea diventi un oggetto rispettando alcuni vincoli (di durata, di costo, di qualità per citare i più noti) che riguardano l'ambiente circostante.
La difficoltà nell'implementare e utilizzare strumenti di project management sta nel fornire di questo sistema complesso delle descrizioni semplici, delle “viste” che in ogni fase evolutiva del progetto stesso diano alle persone coinvolte le informazioni che servono per prendere decisioni o per svolgere attività operative.
Gli strumenti per la gestione dei progetti solitamente fanno uso di due grandezze fondamentali per la pianificazione: il TEMPO e lo SPAZIO.
Nella dimensione temporale, un progetto viene definito da FASI che esso attraversa nel corso del suo <ciclo di vita>. Ed ogni fase può essere rappresentata da un CAMBIAMENTO DI STATO del progetto e delle attività/task che lo compongono. Le fasi in cui viene “partizionato” il tempo sono le seguenti: AVVIO, PIANIFICAZIONE, ESECUZIONE, CONTROLLO, CHIUSURA.
Nella dimensione spaziale, un progetto viene solitamente mappato in base alle AREE DI CONOSCENZA (integrazione tra elementi del progetto, ambito del progetto, tempi, costi, qualità, risorse, approvvigionamenti, rischi e comunicazione) da mettere in campo per la realizzazione di un prodotto o di un servizio.
La visione spaziale del progetto implica la definizione di tutti gli “elementi” che servono a descriverne l’esecuzione: anche in questo caso, la complessità del prodotto o del servizio determina la “mole” delle informazioni da gestire e da integrare.
La complessità di un progetto e l’organizzazione dell’azienda che lo deve realizzare costituiscono l’elemento base per definire quali aree di conoscenza vengono coperte internamente, quali richiedono un supporto esterno e quali possono essere “by-passate”.
Fatta eccezione per l'ambito, che identifica e descrive l'oggetto da realizzare, ogni altro elemento nella gestione dei progetti riguarda aspetti "esterni" all'oggetto... o meglio: delle immagini filtrate dell'andamento lavori.
Sembra quindi che la COMPLESSITA’ di un progetto sia definita dal numero di elementi distinti e separati che compongono il progetto stesso. Ogni progetto è infatti scomponibile in sotto-progetti (pacchetti di lavoro) aventi un avvio-inizio e una chiusura propri. Ad ogni scomposizione viene fatto corrispondere un livello: aggregando i sotto-progetti presenti ad un livello, si ottiene il sottoprogetto da cui essi derivano. Non a caso molti sistemi per la gestione dei progetti consentono di mappare la complessità di un progetto attraverso la sua WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS): si attua una riduzione dell'idea da realizzare in porzioni di idea.
Senza memoria non c’è conoscenza
Quando finisce la scomposizione di un progetto in sottoprogetti sempre più piccoli? Nella metodologia Prince2 ci si ferma quando nella scomposizione non è più possibile identificare un “deliverable”, ovvero un oggetto prodotto (o l’entità rilasciata) da un sottoprogetto (work-package).
I sistemi per la gestione del ciclo di vita di un progetto contengono una mole considerevole di dati e attributi legati a 'oggetti reali': le persone del gruppo di lavoro, il denaro, i materiali e i servizi necessari per realizzarlo e forniscono viste logiche 'specializzate' della stessa base di dati.
In questo modo, possono mettere a disposizione una vasta gamma di documenti, regole e strumenti correlati:
- reporting completamente personalizzabili,
- controllo per eccezione dell’andamento dei progetti.
- archivio storico dei progetti
Le informazioni vengono aggiornate da uno o più utenti e dal sistema stesso; si possono effettuate simulazioni e fornire un'immagine del progetto ad un dato istante.
In questo tipo di sistemi è l'oggetto che si deve adattare al modello... e poichè il sistema contiene un'immagine dell'oggetto e non l'oggetto stesso, possiamo pensare che quell'immagine sia più fedele al modello che alla realtà.
Un sintomo evidente di una distorsione nel modello rispetto alla realtà lo abbiamo quando proviamo a verificare se il costo della gestione del progetto è ammortizzato:
- dalle efficienze ottenute dal Project Manager,
- dall'applicazione di regole e strumenti di project management da parte di chi partecipa al progetto.
E' estremamente complicato mettere in relazione queste informazioni, in alcuni casi non è possibile.
Per ottenerne anche solo una parte, solitamente è necessario inserire ed aggregare altri dati. Si pensi ai time sheet: compilarli e far quadrar le ore non è forse percepito da tutti come una perdita di tempo? E come dargli torto? Sarebbe come pretendere che la realtà si fermasse per compilare un'immagine di se stessa.
Pensiamo all'impatto economico che questo tipo di attività ha sulla micro e piccola impresa: se da un lato le PMI possono trarre enormi benefici dall'introduzione di pratiche tecniche e strumenti di organizzazione e controllo dei progetti, dall'altro la specializzazione del lavoro e l'implementazione di sistemi standard li sottoporrebbero a costi insostenibili. Inoltre sposterebbero l'attenzione dell'azienda su processi interni che poco hanno a che fare con i propri prodotti e i propri servizi.
Chi sviluppa APPlicazioni, e in particolare il mondo della APP gratuite, può fare molto in questa direzione, aiutando a semplificare alcuni aspetti del project management per la micro, piccola e media impresa: forse un approccio potrebbe essere quello di sviluppare tante applicazioni, diversi oggetti che rappresentino l'evoluzione di un progetto dal suo concepimento (idea) alla sua nascita (prodotto).
Per maggiori dettagli sulle Metodologie e sulla Tecniche di Project Management si rimanda a:
Prince2 (PRoject In Controlled Environment)
PMI-BoK (Project Management Institute - Body of Knowledge)
Per ulteriori informazioni sulle APP ad oggi disponibili, si suggerisce una visita al Chrome Web Store...
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