Scrivetevi di meno e parlatevi di più

Ferrari apripista: stop a messaggi, sono troppi e distraggono

Fanno perdere ad impiegati e manager dalle cinque alle venti ore a settimana per controllarle e rispondere, senza contare che il venti per cento tratta argomenti e problemi che non riguardano proprio chi le ha ricevute.

Da Maranello a New York, da Parigi a Milano è partita la guerra alla posta selvaggia, alle comunicazioni aziendali inviate a tutti per sicurezza o piaggeria, per lavarsi la coscienza in caso di futuri rimproveri o per superficialità e distrazione. Così, se alla Ferrari, su indicazione del presidente Luca Cordero di Montezemolo, hanno fissato un limite(al quarto destinatario comune da oggi scatta il blocco del computer), alla Atos, colosso dei sistemi informatici, sono stati ben più drastici e in dodici mesi hanno ottenuto un calo del venti per cento delle comunicazioni aziendali e puntano dichiaratamente allo zero.

“Se qualcuno mi vuol parlare può chiamarmi o mandarmi un messaggio via chat”. Parola di Thierry Breton, amministratore delegato di Atos, ex ad France Telecom nonché ex ministro delle finanze francesi che nell’azienda informatica da un paio d’anni ha favorito per le comunicazioni interne una chat oltre ai social network, consentendo un risparmio di un quinto del tempo.

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C’è chi come lui punta sull’abolizione perenne delle email e chi ha fatto un esperimento. Shayne Hughes, che ha una società di consulenza e coaching per manager ed aziende, una mattina ha annunciato al suo staff il divieto di usare le comunicazioni interne via web per una settimana. “Si è scatenato il panico: “Non riusciremo a fare nulla, passeremo il tempo interrompendoci ogni due minuti, sarà il caos”, sono state le proteste immediate. La verità è che le email facilitano la comunicazione pigra e superficiale. Troppo spesso scriviamo di corsa, senza pensare a fondo, premiamo il tasto e via, ormai è un tuo problema”. Il risultato di una settimana di vuoto, dice la manager, è che il gruppo ha riscoperto le priorità, tutti sono diventati più consapevoli di cosa si voleva dire, di come dirlo e soprattutto a chi. “Perdendo l’illusione che mandando a tutti le email avremmo risolto qualsiasi problema”. Perché inondare il resto dei colleghi di missive che non li riguardano è vera e propria maleducazione, dicono alla Ferrari. “E’ un’invasione, è burocrazia. Ti senti l’anima in pace perché hai spedito la lettera senza pensare al tempo che fai perdere all’altro che deve leggersi righe su righe prima di capire che quel messaggio non c’entra nulla col suo lavoro”. Alla Rossa preferiscono i rapporti diretti: “Qualcuno qui è terrorizzato dalla novità, ma in realtà noi siamo in tremila, tutti nello stesso posto, un colpo di telefono, quattro passi. Si fa prima e ci si capisce meglio”. Condividono Oltreoceano, dove in un blog tra imprenditori che hanno provato ad abolire le email interne, dopo un iniziale scetticismo dei dipendenti, il risultato è stato chiaro: meno stress per tutti e più produttività.

Tra email di lavoro e private gli italiani sono sommersi quotidianamente da 700 milioni di missive, che li raggiungono in oltre 63 milioni di indirizzi, due a testa, uno di lavoro e uno privato. in un perenne “C’è posta per te” difficile da abolire.

Anche il compianto accademico Marco Zamperini (uno tra i maggiori esperti di Internet in Italia, morto nel 2013), era solito sottolineare come la posta aziendale fosse spesso usata male. “Soprattutto quando si abusa del “Cc”, il campo usato dai furbi, di chi ti manda copie inutili per conoscenza ma almeno può dirti “ti avevo scritto…”. Sarebbe meglio usare i social media o la chat nelle imprese”. Poi anche lui deve essersi arreso, sperando nella buona educazione dei colleghi, se sulla segreteria telefonica dice, non si sa quanto ironicamente: “Per contattarmi, mandatemi una email”.

QUALCHE DATO….

• La Ferrari permette di inviare una email interna a non più di tre colleghi.
• Un software blocca l’invio della stessa email ad un quarto destinatario.

• Da 5 a 20 ore a settimana è il tempo impiegato dai manager per controllare e rispondere a email aziendali.

• 200 email al giorno ricevute dagli impiegati (di cui il 18% sono messaggi inutili o spam).
• 20% il risparmio di tempo che si ha sostituendo la email aziendale con la chat interna.
• -20% le email interne di Atos in sei mesi.
• 15% le email aziendali interne con argomenti frivoli e pettegolezzi.
• 15% le email aziendali interne con destinatari non interessati all’argomento.
• 63 milioni di indirizzi di posta elettronica in Italia.
• 2 indirizzi di posta elettronica in media per ogni italiano.
• 700 milioni di messaggi in media.
• 28 le email ricevute al giorno in media da un cittadino europeo.
• 90,2% la media di professionisti, dirigenti e dipendenti italiani che utilizzano la posta elettronica.
• 82,8% la media degli italiani che utilizzano la posta elettronica
• 31% l’uso delle  email tra i nativi digitali (adolescenti di 12-17 anni).
• 21% l’uso delle  email tra i giovani dai 18 ai 24 anni).